Konferanseguiden: veien til en vellykket konferanse

Er du en nybegynner når det gjelder å arrangere en konferanse? Kanskje trenger du bare en oppfrisker? Uansett så vil denne nyttige guiden hjelpe deg til en vellykket konferanse – fra planlegging til gjennomføring.

Introduksjon

Her finner du oversikt over alle punkter som er viktig for å gjennomføre en konferanse. Kan du allerede mye? Da velger du det du trenger mest hjelp til.

Formål og målsetninger

For at konferansen din skal bli vellykket kreves det god planlegging. Begynn med å stille deg selv noen viktige spørsmål:

  • Hva er formålet med konferansen?
  • Hva ønsker du å oppnå?
  • Hvem arrangerer vi for og hva er deltakerne opptatte av?
  • Hva kan konferansen koste?

Før du planlegger noe som helst bør du definere formålet med konferansen og hva du ønsker å oppnå. Det gjør det lettere å vite hvilken målgruppe du ønsker å nå.

Med formål, mål og målgruppe på plass er det lettere å planlegge innhold som engasjerer og gir ønsket resultat. Men før du planlegger konferansen videre bør du vite hvilket budsjett du skal forholde deg til.

Sett opp et budsjett

For å unngå ubehagelige overraskelser er det viktig at du lager et budsjett  for konferansen. Sørg for å være realistisk.

Det er lurt å begynne med å få oversikt over hva tidligere konferanser eller events dere har arrangert har kostet. Dette kan gi deg en pekepinn på hva denne konferansen kan lande på ut ifra hvilke ambisjoner du har.

Deretter bør du sammenligne pris på de ulike leveransene, som lokaler, mat, eventuell underholdning og aktiviteter – og sørge for å lage gode avtaler. Skriv ned nøyaktig alle kostnadene.

Det er også viktig å se på den totale pengestrømmen – gir konferansen inntekter som balanserer kostnadene? Skal konferansen ha billettinntekter eller sponsorer? Inngår mat i billetten, eller kan dere tjene penger på å selge dette?

Vurder hvor mye dere skal bruke på markedsføring kontra gjennomføring. Skal dere bruke timer internt i bedriften, eller benytte et profesjonelt byrå? Ofte kan det lønne seg å vurdere kostnadene for interne og eksterne ressurser opp mot hverandre.

Trenger du hjelp til å sette opp et budsjett?
Last ned vår budsjettmal gratis ved å skrive inn eposten din eller kontakt oss for veiledning.

[hubspot type=form portal=4650287 id=0c400e6a-9621-4c1a-bfc4-a245a1bc667c]

Konferanseprogram

Når dere har grunnsteinene på plass, kan dere begynne å planlegge detaljene. Her er programmet det viktigste og helt klart morsomste å begynne med.

Sørg for å lage et spennende konferanseprogram som er tilpasset målgruppen. Vurder om dere skal ha aktiviteter eller underholdning. Hva slags mat skal dere tilby, og skal den inngå i billetten? Husk at du må være tidlig ute for å booke foredragsholdere, underholdning, konferansier osv.

Bruk et egnet verktøy

Lag en oversiktlig plan over alt konferansen skal inneholde i verktøyet du foretrekker, som f.eks. Excel. Her kan du legge inn informasjon om alt fra lokaler, mat, aktiviteter, underholdning, transport, påmeldingssystem og budsjett.

Hvis du samarbeider med andre i planleggingen kan du med fordel bruke et skybasert system for lagring av de relevante dokumentene – som f.eks. Google Drive eller Dropbox.

Ansvarsområder og frister

Bestem hvem som skal være med på planleggingen. Det kan være lurt å lage en prosjektgruppe med en dedikert prosjektleder. Etabler milepæler og ansvarsområder. Dersom dere har ressurser til det er det hensiktsmessig å fordele ansvarsområder på forskjellige personer, som f.eks.:

  • Underholdningsansvarlig
  • Ansvarlig for booking av foredragsholdere
  • Sponsoransvarlig
  • Markedsføringsansvarlig

Start gjerne planleggingen minimum fire måneder i forveien og vær fleksibel i planleggingsfasen. Husk at drømmelokalet kan være opptatt, eller at foreleserne dere ønsker ikke har anledning. Sørg derfor for å ha gode reserveløsninger.

Tidspunkt for konferansen

Tenk på hvem du arrangerer for, og når du tror at det vil passe best for flesteparten av gjestene dine. Ha ting som fellesferier, årsavslutning, julebordsesong og skoleavslutninger med i vurderingen. Dersom du arrangerer for en bedrift, er det lurt å se når på året bedriften har en rolig periode, slik at de har tid for konferansen.

Sjekk hvilke datoer som passer for de mest avgjørende deltakerne – som f.eks. hovedforedragsholder, viktige gjester og konferansier. Det er også viktig å sjekke at datoen du vurderer ikke kolliderer med andre konkurrerende konferanser eller events.

Finn et egnet lokale

Lokalet kan påvirke opplevelsen betydelig. Derfor er det viktig at du finner et lokale som egner seg for konferansens program, størrelse og målgruppe.

Det er vanlig at de som leier ut lokalet også tilbyr tjenester som servering, mat og underholdning. Dette kan underlette noe av planleggingsprosessen for deg. Vurder lokaler ut ifra beliggenhet, tjenestetilbud og pris.

Det er lurt å besøke lokalet før du bestiller. Det vil gi deg et godt bilde av hvordan en konferanse der vil oppleves. Et besøk vil også gi deg mulighet til å f.eks. smake på maten og møte personalet.

Les også: Vi anbefaler noen av Norges beste konferansehotell

Inviter gjester til konferansen

Hvem ønsker dere å invitere til konferansen? Hvis dere har kontaktlister i et CRM-system er dette en god plass å begynne på. Det gjør det lettere å invitere riktig målgruppe.

Lag en gjesteliste med nødvendig informasjon som fullt navn, arbeidssted, stilling og e-postadresse. Her kan du etterhvert fylle inn mer informasjon som matallergier, spesielle ønsker osv.

Send ut invitasjoner

Så snart du har tidspunkt og sted klart kan du sende ut invitasjoner, slik at gjestene kan sette av datoen. Når programmet er klart kan du sende ut den offisielle invitasjonen med mer informasjon om temaet og foredragsholdere. Be gjerne om påmelding innen en angitt dato, slik at du vet hvor mange som kommer.

Planlegg markedsføringen

Vurder hvilken markedsføringsstrategi som passer best for nettopp denne konferansen og den målgruppe dere henvender dere til. Planlegg hvilke kanaler du skal markedsføre konferansen i, og hvordan du skal bruke dem.

Skal du ha en egen konferanseapp? Hvordan skal du bruke sosiale medier? Når skal budskapene ut? Vurder om dere har kunnskap og ressurser til å kunne stå for markedsføringsarbeidet selv – eller om dere skal samarbeide med et byrå.

Eksempler på kanaler:

Vekten av god kommunikasjon

Ingenting er viktigere enn god kommunikasjon. Derfor bør du sørge for at du har et velfungerende system for deltakerservice, slik at du kan kommunisere godt med konferansegjestene hele veien.

Registrering av gjester

Det er viktig å tenke på om du har behov for et påmeldingsskjema for registrering av eksempelvis deltakere, foredragsholdere, gjester og utstillere, og for booking av hotellrom. Hvilke funksjoner trenger dere til registreringen? Er det for eksempel nødvendig med en digital betalingsløsning, eller sender dere ut fakturaer via e-post?

Ha en god kjøreplan og kjør på!

Det er alt som trengs for å gjennomføre en bra konferanse!

Trenger du en budsjettmal?
Last ned vår budsjettmal gratis ved å skrive inn eposten din eller kontakt oss for veiledning.

[hubspot type=form portal=4650287 id=0c400e6a-9621-4c1a-bfc4-a245a1bc667c]